Hầu hết các công ty đều tiến hành kiểm tra an toàn định kỳ tại nơi làm việc. Quy trình này là một phần trong bức tranh truyền thống của một kế hoạch an toàn và sức khỏe toàn diện. Định kỳ, một người trong tổ chức sẽ được lựa chọn tiến hành giám sát chi tiết trong một nỗ lực nhằm xác định và điều chỉnh các mối nguy hại. Nhưng tại sao chúng lại được thực hiện? Đây là một câu hỏi khá thú vị.

“Bởi vì chúng ta phải làm”

An toàn thường có được bởi sự tuân thủ - hoặc là một quy định hoặc một chính sách của một công ty. Chắc chắn sự tuân thủ là một chỉ tiêu và nó thường được phát triển trong tâm trí bởi một mục đích cụ thể. OSHA có những điều kiện cụ thể bắt buộc mà người sử dụng lao động yêu cầu phải cung cấp cho những người lao động của họ một nơi làm việc mà “không có các nguy cơ nhận thấy đang hoặc có khả năng gây ra tử vong hoặc tổn hại nghiêm trọng đến người lao động”. Những người kiểm tra tại nơi làm việc sẽ tiến hành công việc giống như một thiết bị để ghi lại những rủi ro và thu gọn các tài liệu.

Lời nói gió bay – nếu không được ghi lại, thì sẽ không được thực hiện. Với suy nghĩ đó, các công ty có thể đáp ứng các quy định thông thường bằng việc kiểm tra đơn giản từng lần và khắc phục những gì được tìm thấy? Có lẽ. Mặc dù điều này có thể đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất, kiểm tra đơn giản và tích vào ô không cần thiết phải bảo hiểm nghĩa là nơi làm việc không có các rủi ro dễ nhận biết và đáp ứng được tinh thần và mục tiêu chủ đích mà quy định này đang cố gắng thể hiện.

“Bởi vì chúng ta quan tâm”

Tiến hành kiểm tra an toàn tại nơi làm việc có thể phục vụ mục đích lớn hơn so với việc chỉ đơn giản là đáp ứng những yêu cầu cần tuân thủ. Trên thực tế, việc kiểm tra an toàn tại nơi làm việc có thể là một phần quan trọng trong việc phòng chống thương tích tại nơi làm việc nếu được thực hiện tốt. Nó có thể giúp trấn an người lao động rằng nơi làm việc được an toàn và giúp công ty chứng minh rằng vấn đề này có được quan tâm.

Để điều này được thực hiện, một quy trình thiết thực hơn là cần thiết. Phương pháp tốt nhất cho quy trình này là dạng phương pháp thời gian thử nghiệm và bắt nguồn từ sự cải tiến liên tục – Chu trình cải tiến liên tục (Chu trình Deming: Chu trình do tiến sĩ W.Edwards Deming nghiên cứu và phát triển)

- Lập kế hoạch: xác định mục đích và đưa ra những kỳ vọng.

- Thực hiện: Xác định chiến lược kiểm tra, thu thập các hình ảnh, và thực hiện các hiệu chỉnh ban đầu.

- Nghiên cứu: kiểm tra định kỳ các dữ liệu thu thập được; xác định các thiếu sót và các xu hướng.

- Hành động: đưa ra các phản hồi, xây dựng các kế hoạch hành động, và đưa ra quyết định dựa trên các dữ liệu.

Phân tích cụ thể các thành phần ở dưới đây:

1. Lập kế hoạch

Mục đích của việc tiến hành kiểm tra an toàn tại nơi làm việc phải lớn hơn cả sự tuân thủ. Mục đích là để ngăn ngừa các thương tích. Với ý nghĩa đó, những kỳ vọng là các cuộc kiểm tra trong đó tiến hành giám sát quan trọng và chi tiết cho tất cả các khu vực với một tần số nhất định để đảm bảo cho các xu hướng mô hình đầy đủ nhất.

Với những mục tiêu và kỳ vọng mở rộng, tất nhiên là tần suất và quy mô của quá trình kiểm tra hiện có là không đủ và có thể cần phải được mở rộng để có thể đáp ứng những yêu cầu mới. Hơn nữa, một kế hoạch cần phải được tiến hành để có thể lập tức sử dụng cho dữ liệu thu thập, ngoài việc kiểm tra những hộp đánh dấu và đếm những “thẻ” đã thu thập. Khả năng theo dõi và xu hướng của những phát hiện là rất quan trọng để đạt được những mục tiêu bổ sung của việc phòng ngừa tổn thương.

Cuối cùng, các yếu tố kế hoạch cần phải được tuyên truyền cho mọi người để họ có thể hiểu rõ ràng được mục tiêu.

2. Thực hiện

Bước đầu tiên trong nội dung này là phát triển một chiến lược kiểm tra toàn diện. Chiến lược này cần phải xác định ai sẽ tiến hành kiểm tra, thời điểm tiến hành, nội dung giám sát và tại đâu.

- Ai tiến hành kiểm tra? Một nghiên cứu đã tiến hành chỉ ra rằng khả năng xảy ra sự cố sẽ tỉ lệ nghịch với số lượng và sự đa dạng của những người tiến hành kiểm tra. Thực tế, nghiên cứu chỉ ra rằng có một số lượng lớn những người kiểm tra đa dạng để thực hiện một vài kiểm tra sẽ tốt hơn là sử dụng một số ít người kiểm tra một khối lượng lớn, thậm chí ngay cả khi những người kiểm tra này đã được tập huấn chuyên gia an toàn cấp cao. Kết luận này giúp nâng tầm những người quản lý an toàn khỏi nhóm “an toàn” và đưa họ lên vào toàn bộ tổ chức.

- Khi nào tiến hành? Một cuộc kiểm tra là một khoảng thời gian. Lời nói gió bay, nếu một cái cây bị đổ trong khu rừng và không ai nghe thấy, nó có tạo ra âm thanh gì không? Điều này cũng tương tự đối với kiểm tra an toàn – nếu công việc được tiến hành và không có ai đánh giá là nó quan trong đối với an toàn, công việc có được hoàn thành một cách an toàn hay không? Cách tốt nhất để lên kế hoạch kiểm tra là phải đảm bảo nó bao quát tốt trong nhiều ngày và ca làm việc, ngay cả khi những công việc bất thường xuất hiện, ví dụ như thâm nhập vào một không gian hạn chế hoặc tiến hành khoá trên thiết bị điện.

- Cần giám sát những gì? Điều này bao gồm nhiệm vụ hoặc nhóm rủi ro, ví dụ như phương tiện bảo vệ cá nhân hoặc chống ngã cao. Nếu mục tiêu là để phòng ngừa các tổn thương, như đã được định nghĩa trong nội dung Lập kế hoạch, thì việc đảm bảo mỗi rủi ro được giám sát đầy đủ để cho phép có được đánh giá rủi ro xu hướng và cuối cùng là rất quan trọng. Thông thường, những người giám sát tập trung vào những thứ dễ thấy, ví dụ như phương tiện bảo vệ cá nhân, trong khi những nhóm khó đánh giá hơn, ví dụ như chống ngã cao, sẽ nhận được ít sự kiểm tra hơn. Càng ít người kiểm tra, càng khó đánh giá rủi ro, mà cuối cùng là dẫn đến giảm khả năng phòng ngừa những dạng tổn thương này.

- Thời điểm tiến hành là khi nào? Mỗi dự án hoặc vị trí nên được chia nhỏ thành những khu vực và những nhóm làm việc có thể quản lý được để đảm bảo mỗi thực thể duy nhất đều được giám sát. Lý tưởng hơn, mỗi người giám sát cần được liên kết với cả vị trí và nhóm công việc. Hơn nữa, mỗi vị trí và nhóm công việc cần phải có được một số lượng người kiểm tra và/hoặc giám sát phù hợp trong một khoảng thời gian cho trước dựa trên nguồn nhân lực và yếu tố rủi ro – nguồn nhân lực và rủi ro càng cao, càng cần có nhiều người kiểm tra để đảm bảo môi trường làm việc an toàn.

3. Nghiên cứu

Thu thập dữ liệu trong những giai đoạn trước chỉ đơn giản là sự khởi đầu. Khi dữ liệu đã được thu thập, bước tiếp theo là rà soát lại dữ liệu. Một dữ liệu sử dụng cho kế hoạch là cần thiết để đảm bảo rằng dữ liệu đã được rà soát với một tần suất và khoảng thời gian cơ sở cũng như những hành động đã được tiến hành để cải thiện. Có thể hiểu là – nếu tôi dựa trên một quy mô và thu thập số đo cân nặng hàng ngày và ghi chép lại, liệu tôi có giảm cân? Không! Tôi cần phải thu thập dữ liệu, so sánh chúng với những kỳ vọng, và sau đó tiến hành các hành động để giúp cải thiện rủi ro.

Ý tưởng tìm kiếm các khoảng trống và xu hướng trong dữ liệu. Một khoảng trống là một thứ gì đó cần phải được hoàn thiện mà vẫn chưa được đáp ứng, ví dụ như những người giám sát trong nhóm cụ thể (ví dụ như điện, không gian hạn chế) hoặc trong một khu vực cụ thể. Xu hướng là thứ gì đó được phát hiện lần này tới lần khác và sẽ tiếp tục lặp lại cho đến khi nào những yếu tố nguyên nhân hệ thống được xác định và khắc phục.

4. Hành động

Bước cuối cùng trong chu trình cải thiện liên tục là hành động. Không có nó, tất cả những điều này chỉ là suy nghĩ hay mong ước đơn giản hoặc tệ hơn – một bài học vô ích.

Hành động nâng cao trách nhiệm giải trình. Hành động có thể bao gồm những điều đơn giản, ví dụ như đưa ra phản hồi hoặc chia sẻ thông tin về những xu hướng đã nhận thấy. Nó cũng có thể bao gồm những giải pháp phức tạp hơn, ví dụ như một phương án sửa đổi để công việc được tiến hành hoặc một cuộc điều tra tiền-tai nạn dựa trên thông tin rủi ro xu hướng. Nó còn có thể giúp sử dụng dữ liệu như là bằng chứng để ra quyết định dựa trên dữ liệu, ví dụ như yêu cầu cho những chi tiêu với nguồn vốn lớn.

5. Tạo ra một chu trình cải thiện liên tục

Có quá nhiều những chương trình an toàn có những yếu tố đã hoàn thành bởi vì “Đó là cách chúng ta luôn luôn hoàn thành nó” hoặc, tệ hơn, “Vì chúng ta phải làm”. Hãy đưa vào trong những yếu tố chương trình một mục tiêu quan trọng, và mọi người sẽ tiến hành nó bởi vì họ muốn thế. Những người kiểm tra và theo dõi sẽ cho phép chu trình cải thiện liện tục hoạt động, làm cho chương trình an toàn của bạn tốt lên hàng ngày và cuối cùng giúp đảm bảo rằng toàn bộ lực lượng lao động sẽ về nhà an toàn vào cuối ngày làm việc.